存證信函怎麼寫?10個常見問題讓你一次搞懂存證信函!

【存證信函】、【律師函】是發生糾紛或爭執時最常遇見的文書種類,不過雖然常見,也還是有很多人對【存證信函】不太了解,今天我們整理了10個最常被問到的存證信函相關問題,希望對於存證信函有疑慮的民眾可以比較了解存證信函的運作方式。
 
首先是10個常見問題:
 

1.存證信函是什麼?

2.什麼時候會用到存證信函?

3.存證信函怎麼寫?

4.存證信函可以寄平信嗎?

5.寄存證信函要多少錢?

6.存證信函有法律效力嗎?

7.存證信函跟律師函有什麼不一樣?

8.對方拒收存證信函怎麼辦?

9.收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎?

10.存證信函寄出後,遺失原始正本怎麼辦?

 
 

1.存證信函是什麼?

 
簡單來說,存證信函是用來「告知對方」且「保存證據在郵局」的【文書資料】。
 
依《郵件處理規則》第34條所示:
 
「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」
 
 
 

2.什麼時候會用到存證信函?

 
要做出意思表示,或是未來可能預計會採取法律行為時,就可以用到存證信函。最常見的情形就是有糾紛發生,還談不攏的時候,或是將來可能會需要進一步走到法院訴訟的情形時,都可以用到。
 
例如:有金錢借貸上的糾紛、鄰居之間住宅漏水的糾紛、要催告付款、交貨等等。
 
 
 

3.存證信函怎麼寫?

 
存證信函謄寫的方式有:
 
(1)手寫
(2)電腦文書作業列印
 
如果是選擇手寫的話,請記得到郵局臨櫃,購買存證信函專用函稿來填寫,注意一個格子只能填入一個字。
 
另因存證信函是寄件人要留一份、郵局要留一份、收件人一份,所以一式要三份,存證信函內容也須一模一樣。
 
如果是選擇電腦文書作業,可以直接搜尋郵局網站的存證信函格式,或是網路上的存證信函產生器都可以直接生成存證信函。
 
至於存證信函的【內容】要怎麼寫,這邊謹記三大原則:
 
a.發生什麼事
b.你要對方做什麼事
c.警示對方要在一段期間內達成,若超過期限,將會採取什麼行動
 
舉例來說,如果我借了十萬塊給小明,說好一個月後還錢,但小明一直不還,那我就可以寄一封存證信函給他,內容寫清楚我在什麼時間點借他錢,然後要求他在什麼時間點以前還錢,如果不還的話,之後會採取相關的法律行動。
 
 

4.存證信函可以寄平信嗎?

 
存證信函不能寄平信。
 
 
「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」
 
所以存證信函一定要掛號寄出,換言之,存證信函需要經過郵局櫃檯人員辦理,也需要蓋上該寄出郵局的戳章。
 
所以沒有經過郵局櫃台人員承辦的話,就算是存證信函格式的函稿,也不算是正當的存證信函喔。
 
 

5.寄存證信函要多少錢?

 
存證信函一式三份,費用依內容頁數的多寡來計算,並沒有固定的費用。也因為內容寫越多,費用就越貴,所以存證信函的內容盡量簡潔有力地表達發生事實、要求與後續會做什麼行動就好。
 
 
 

6.存證信函有法律效力嗎?

 
開頭說過,存證信函是一種【文書資料】,他是針對我們寄過去的存證信函立場來留存這個紀錄,所以並沒有特別的法律強制力,但仍然是一種意思表示的行使。
 
不過日後要是有訴訟,是可以表明我們曾經寄送的存證信函,來告訴法院我們的立場是什麼、做過什麼意思表示。
 
 
 

7.存證信函跟律師函有什麼不一樣?

 
律師函相比存證信函來說,在書寫上因有律師背書,也比較具有威嚇效果,而且會有律師協助做後續處理及接洽。
 
而存證信函的優勢是本身會在郵局留存一份,所以存證信函具有存證的效力,另外,律師函也可以用存證信函的方式來寄出喔。
 
 
 

8.對方拒收存證信函怎麼辦?

 
可以的話,收件人的通訊地址及戶籍地址建議都寄送一份。
 
如果存證信函因被拒絕簽收而遭退回,建議保留此封信件,因掛號函件被退回,都會註明退回理由,如果未來真的走到訴訟途徑,這也是一種佐證方式,來證明當初我們有想要做這件事。
 
 
 

9.收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎?

 
收到存證信函後不理會或不回覆其實都算正常現象,因為收到存證信函不像收到法院傳票那樣有拘束力,所以收件人沒有任何回應也不會怎麼樣。
 
但是收件人不回應跟存證信函有沒有送達是兩回事,如果未來真的走到訴訟程序,說不定原告會主張說就是因為被告(收件人)的消極不面對、或惡意躲避原告的聯繫,來增加訴訟的請求基準也不一定。
 
 

10.存證信函寄出後,遺失原始正本怎麼辦?

 
寄出存證信函後,寄件人自己也會有一份留存,如果連自己的這份都遺失的話,可以拿原始寄出的郵局函件執據(收據)申請查閱或申請副本。
 
但是郵局保留該存證信函的效期是三年,所以要注意時間。
 
另外,如果當初的存證信函跟收據都遺失的話,可以向櫃台詢問看看提供相關身分證明文件能不能申請查閱或副本。
 
 
鴻安小叮嚀:
 
以上十個問題,是大家比較常對於存證信函會有的疑問,最後簡單複習一下,存證信函是一種表示意見的文書資料,仍然是法律文書,但不具有法律強制力,但是也不代表收到就可以都不理睬(有可能日後訴訟上受有不利益認定),如果有類似問題,還是建議諮詢一下律師的意見喔。
 
※本文同步授權威傳媒刊登。
 
 
延伸閱讀: